ERP-implementatie: de rol van de key user en wanneer je tijdelijk iemand inzet

Kort antwoord: Een key user is de medewerker die het nieuwe ERP-systeem als eerste en het best leert kennen. Hij helpt het inrichten en testen, traint collega's en is na de livegang het aanspreekpunt. Is daar intern geen tijd voor, dan kan een interim consultant die rol tijdelijk vervullen.

Een nieuw ERP-systeem invoeren is geen IT-klus. Het raakt de planning, de inkoop, het magazijn en de financiële administratie tegelijk. En het moet gebeuren terwijl het gewone werk gewoon doorloopt. Daar gaat het vaak mis. In dit artikel lees je wat een key user doet, waarom een ERP-implementatie zo vaak vastloopt op capaciteit en hoe je dat voorkomt, met de ervaring van interim consultant Koen Maes bij Orffa.

Wat is een key user?

Een key user is de brug tussen het nieuwe systeem en de mensen die ermee moeten werken. Hij kent de dagelijkse praktijk van de afdeling en leert het nieuwe systeem eerder en beter kennen dan zijn collega's. Daardoor kan hij twee kanten op vertalen: hoe het werk nu gaat naar hoe het systeem moet worden ingericht, en hoe het systeem werkt naar wat collega's er dagelijks mee moeten doen.

Meestal is de key user iemand van de afdeling zelf, zoals een planner, inkoper of supply chain coördinator. Elke afdeling die met het systeem gaat werken, heeft er idealiter een.

Wat doet een key user tijdens een ERP-implementatie?

De key user is in elke fase van de implementatie betrokken:

1. Voorbereiding: de huidige werkwijze en processen in kaart brengen.
2. Inrichting: de processen vertalen naar het nieuwe systeem, samen met de implementatiepartner.
3. Testen: met echte situaties uit de praktijk controleren of alles werkt zoals verwacht.
4. Training en livegang: collega's trainen en het eerste aanspreekpunt zijn bij de overstap.
5. Na de livegang: vragen oplossen, de werkwijze verbeteren en zorgen dat iedereen meegaat.

Waarom loopt een ERP-implementatie vast op capaciteit?

De mensen die het best weten hoe het werk loopt, zijn precies de mensen die je nodig hebt als key user. Maar die hebben hun gewone werk ook nog. De planning moet de deur uit, bestellingen moeten geplaatst worden en klanten verwachten hun levering. Krijgt de key user er een implementatie bij, dan blijft er iets liggen: het dagelijkse werk, of de implementatie.

Speelt er tegelijk een personeelstekort, dan wordt het nog krapper. Koen Maes noemt de signalen die je niet moet negeren: werk dat blijft liggen, mensen die lange dagen maken en geen ruimte meer voor nieuwe klanten of opdrachten.

Dat is het moment om iemand tijdelijk in te zetten. Lees hoe je een interim supply chain consultant inhuurt bij Levvl.

Praktijkvoorbeeld: van Exact naar SAP bij Orffa

Orffa in Breda maakt supplementen voor diervoeding. Toen het bedrijf overstapte van Exact naar SAP, was er tegelijk een personeelstekort. Interim consultant Koen Maes van Levvl stapte in als supply chain coördinator. Hij begon in het oude systeem en maakte anderhalve maand later de overstap naar SAP mee.

Koen verzorgde de training voor het personeel en werd key user, om ervoor te zorgen dat het systeem werkte zoals Orffa had verwacht en iedereen erin mee te krijgen. Daarna werd de werkwijze wereldwijd over de hele Orffa-keten uitgerold. Zijn aanpak in de eerste weken:

"Door kritische vragen te stellen breng je zo snel mogelijk de processen in kaart, zodat je echt snel waarde kunt toevoegen. Dat zijn soms hele kleine dingetjes. Waarom doe je dit? Daar staan ze zelf soms niet bij stil."Koen Maes, interim consultant bij Levvl

De opdracht was bedoeld voor een half jaar. Het werden zestien maanden, met een geslaagde SAP-implementatie en een soepele verhuizing naar een nieuw warehouse.

Stappenplan: zo zet je een key user in bij een ERP-implementatie

1. Wijs per afdeling een key user aan voordat de inrichting begint, niet pas bij de training.
2. Maak tijd vrij. Bepaal hoeveel uur per week de key user aan de implementatie besteedt en wie zijn gewone werk in die tijd overneemt.
3. Laat de key user de processen vastleggen zoals ze nu echt lopen, niet zoals ze op papier staan.
4. Test met praktijkgevallen van de eigen afdeling, voordat het systeem live gaat.
5. Plan de nazorg. De eerste weken na de livegang komen de meeste vragen. Zorg dat de key user dan beschikbaar is.

Lukt stap 2 niet, dan heb je twee opties: een interim professional neemt het dagelijkse werk over zodat je eigen medewerker key user kan zijn, of een interim consultant wordt zelf de key user. Bij Orffa werd het het tweede.

Wat moet er blijven staan als de implementatie klaar is?

Een implementatie is pas geslaagd als de organisatie na het vertrek van de key user zelf verder kan. Dat lukt alleen als de mensen die met het systeem werken er echt achter staan. Koen:

"Een organisatie kun je niet in je eentje veranderen. Je zal echt moeten kijken of je de mensen dezelfde kant op kunt krijgen, zodat ze als jij weg bent niet terugvallen in het oude." Koen Maes, interim consultant bij Levvl

Een goede interim key user legt daarom de werkwijze vast en leidt collega's op, zodat de kennis in de organisatie blijft. Gaat het bij jullie om een nieuw HR-systeem in plaats van een ERP-pakket? Lees dan hoe je een HR-systeem implementeert zonder interne capaciteit.

Iemand nodig voor jullie implementatie?

Levvl levert interim professionals die een ERP-implementatie mee kunnen dragen, als key user of door het dagelijkse werk over te nemen.

• Voor de supply chain: lees hoe je een interim supply chain consultant inhuurt. Wil je eerst weten wat een planner precies doet? Lees dan wat een supply chain planner doet.
• Voor de financiële kant: bekijk interim finance bij Levvl.
• Zelf als consultant aan de slag? Lees hoe het is om bij Levvl te werken.